Bảo tàng tỉnh Nam Định là một thiết chế văn hóa có nhiều đóng góp vào sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Nam Định. Tính đến hết năm 2018, Bảo tàng tỉnh Nam Định đang lưu giữ và phát huy giá trị 23.386 tài liệu, hiện vật, trong đó có nhiều sưu tập độc đáo, nhiều cổ vật đặc biệt quý hiếm, tiêu biểu về lịch sử, văn hóa, khoa học, đặc biệt là 3 bảo vật quốc gia. Năm 2005, Cục Di sản văn hóa đã tổ chức triển khai cài đặt ứng dụng phần mềm quản lý thông tin hiện vật trong hệ thống bảo tàng Việt Nam, trong đó có Bảo tàng tỉnh Nam Định. Phần mềm này được phát triển trên nền tảng winform, dùng cơ sở dữ liệu Access trong bộ Office của Microsoft. Đây có thể được coi là bước đi đầu tiên trong công tác số hóa hiện vật bảo tàng trên cả nước nói chung và Bảo tàng tỉnh Nam Định nói riêng. Việc cài đặt phần mềm này đã giúp cho công tác quản lý và tra cứu một số thông tin hiện vật được diễn ra nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, do phần mềm được áp dụng triển khai chung cho các bảo tàng trên cả nước, hiện vật của Bảo tàng tỉnh Nam Định lại có những đặc thù riêng, nên một số chức năng của phần mềm chưa đáp ứng tốt công tác quản lý và tra cứu thông tin hiện vật bảo tàng. Mặt khác, việc ứng dụng CNTT để phát huy giá trị các tài liệu, hiện vật của Bảo tàng tỉnh Nam Định chưa được triển khai thực hiện, do đó chưa nâng cao hiệu quả trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ của Bảo tàng.

Một góc không gian trưng bày hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Nam Định

Đánh giá được tầm quan trọng của Bảo tàng tỉnh Nam Định, ngày 11/9/2017, Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định đã ban hành Quyết định số 2078/QĐ-UBND về việc phê duyệt Danh mục các nhiệm vụ Khoa học và Công nghệ tỉnh Nam Định đợt I năm 2018, trong đó có dự án: “Ứng dụng CNTT nâng cao năng lực quản lý và phát huy giá trị các hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Nam Định”. Mục tiêu của dự án là: Xây dựng và cài đặt phần mềm quản lý và phát huy giá trị hiện vật áp dụng công nghệ mới 3D; Xây dựng trang thông tin điện tử của Bảo tàng tỉnh Nam Định; Đào tạo biên soạn và quản lý dữ liệu 3D trên môi trường mạng; Tạo bộ dữ liệu số hóa các hiện vật có tại Bảo tàng tỉnh Nam Định, tích hợp multi media. Sau 9 tháng tổ chức triển khai thực hiện từ tháng 03/2018 đến tháng 11/2018, hiện nay dự án đã được hoàn thiện, các phần mềm ứng dụng CNTT bắt đầu được đưa vào khai thác, sử dụng. Có thể nhận thấy, đây là dự án mang lại hiệu quả rất tích cực đối với hoạt động của Bảo tàng. Bởi ngoài được đầu tư các trang thiết bị đảm bảo việc lưu trữ, quản lý, khai thác một cách hiệu quả, Bảo tàng tỉnh Nam Định còn được xây dựng phần mềm “Quản lý và phát huy giá trị hiện vật áp dụng công nghệ 3D” và Website của Bảo tàng với ngôn ngữ Tiếng Việt. Đặc biệt, phần mềm “Quản lý và phát huy giá trị hiện vật áp dụng công nghệ 3D” có 2 phân hệ với đầy đủ các module đó là: Phân hệ quản lý hiện vật và phân hệ phục vụ trưng bày bảo tàng ảo 3D. Phân hệ 3D sẽ cho phép quản lý, tra cứu thông tin hiện vật đang được lưu trữ tại Bảo tàng bằng công nghệ 3D, giúp cho công chúng có thể chiêm ngưỡng hiện vật của bảo tàng theo không gian 3 chiều, chủ động trong việc thu nhận thông tin về hiện vật, không bị hạn chế bởi không gian và thời gian, góp phần làm cho hiện vật bảo tàng thêm sống động, hấp dẫn, thu hút công chúng đến tham quan.

Trong phần mềm “Quản lý và phát huy giá trị hiện vật áp dụng công nghệ 3D”, cần nhấn mạnh đến phân hệ quản lý hiện vật bởi nó là hạt nhân trong công tác số hóa thông tin hiện vật bảo tàng. Phân hệ này được xây dựng trên nền tảng web, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2008, không phải cài đặt trên các máy trạm như phần mềm cũ mà được cài đặt tập trung tại máy chủ của đơn vị cung cấp phần mềm, thường xuyên được sao lưu, backup, tránh mất mát dữ liệu, tiện cho quá trình sử dụng.

Phân hệ quản lý hiện vật do Công ty trách nhiệm hữu hạn Công nghệ TTHD Việt Nam thực hiện, được xây dựng bởi hệ thống module quản lý các danh mục theo 16 tiêu chí hiện vật bảo tàng, đảm bảo tính thống nhất và khoa học, phù hợp với nội dung hiện vật. Mỗi module có chức năng riêng, phản ánh đa dạng thông tin hiện vật. Các danh mục này còn được cài đặt theo hướng mở rộng, giúp cho cán bộ cập nhật phần mềm có thể điều chỉnh, lựa chọn thêm, bớt thông tin. Nhờ việc cài đặt theo hướng mở rộng đã giúp cho nhiều nhóm hiện vật của Bảo tàng tỉnh Nam Định khi tra cứu, khai thác thông tin sẽ phản ánh đúng giá trị lịch sử, văn hóa của nó, điều mà trước đây phần mềm cũ chưa làm được. Đề cập đến vấn đề này bởi phần mềm trước đây chỉ cài đặt thời kỳ niên biểu của Việt Nam, không có niên biểu của Trung Quốc, do đó hiện vật có nguồn gốc của Trung Quốc phải nhập vào thời kỳ tương ứng của Việt Nam. Điều này dẫn đến việc tra cứu thông tin bị sai lệch về số lượng và thời kỳ của hiện vật. Vì vậy, việc xây dựng các module mở rộng là một trong những ưu điểm nổi bật của phân hệ này, bởi nó vừa đảm bảo sự chuẩn xác cho công tác số hóa hiện vật, vừa thuận lợi cho quá trình hoạt động lâu dài của Bảo tàng tỉnh Nam Định.

Trong phân hệ quản lý hiện vật, module quản lý danh mục hiện vật giữ vai trò quan trọng bởi nó thực hiện chức năng số hóa và tra cứu thông tin hiện vật. Sở dĩ nhấn mạnh module này vì nó được xây dựng nội hàm bên trong với nhiều cửa sổ bao gồm: Tìm kiếm nâng cao, thêm mới (cập nhật thông tin hiện vật) và xuất Word (báo cáo dữ liệu). Khi đi vào chi tiết từng mục, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ nội dung theo 16 tiêu chí hiện vật bảo tàng, tùy theo lệnh tìm kiếm. Nếu trước đây, công tác tra cứu thông tin phải tiến hành tác nghiệp theo phương pháp thủ công, qua hệ thống phiếu khoa học, được phân loại, sắp xếp thứ tự thì nay phân hệ này đã giúp cho cán bộ Bảo tàng tỉnh Nam Định thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng, chính xác. Nếu phần mềm cũ bị hạn chế về mặt hiển thị thông tin thì phần mềm này cho thấy tính hữu ích và nổi trội của nó. Các tiêu chí báo cáo và nội dung chi tiết đều được báo cáo một cách đầy đủ như: Tên hiện vật, mã số, chủ sở hữu, hội đồng giám định, nguồn gốc, số lượng, thời kỳ, niên đại, chất liệu, kích thước, miêu tả, ảnh hiện vật... Việc hiển thị đầy đủ thông tin sẽ giúp cho cán bộ Bảo tàng không phải đưa hiện vật ra ngoài môi trường bảo quản tiến hành nghiên cứu, điều này sẽ hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp hiện vật, tránh gây hư hại, ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ cho hiện vật. Mặt khác cũng giúp cho công tác lập danh mục hiện vật cần bảo quản, phục chế được thuận lợi. Do đó, đây cũng là một ưu điểm mang tính ứng dụng cao trong công tác số hóa hiện vật Bảo tàng tỉnh Nam Định.

Ngoài 16 tiêu chí, phân hệ quản lý hiện vật còn được mở rộng thêm một số đề mục khác liên quan nhằm đáp ứng tốt công tác quản lý và phát huy giá trị hiện vật bảo tàng như: Vị trí lưu giữ trưng bày, trưng bày chuyên đề, sưu tập hiện vật. Điều này giúp cho việc khai thác thông tin đa chiều và có thể nắm bắt một cách dễ dàng về vị trí lưu giữ hiện vật, thuộc sưu tập hay chuyên đề nào để tiện cho công tác quản lý, bảo quản và nghiên cứu, trưng bày phát huy giá trị. Sau khi xây dựng xong phân hệ này, đơn vị thực hiện phần mềm đã kết hợp với cán bộ Bảo tàng tỉnh Nam Định thực hiện số hóa thông tin hiện vật đạt 4843 bản ghi (hiện vật), vượt chỉ tiêu so với nội dung thuyết minh trong dự án đăng ký là 2843 bản ghi.

Đánh giá chung về ưu điểm nổi bật của phân hệ này, đó là hiệu quả đạt được từ việc xây dựng các module quản lý danh mục theo hướng mở rộng; công tác tra cứu, khai thác thông tin và báo cáo kết xuất dữ liệu đảm bảo các tiêu chí hiện vật theo đúng yêu cầu của dự án, đáp ứng tốt các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ bảo tàng. Việc phân chia các module khác nhau cũng tạo cho hệ thống số hóa thông tin hiện vật được rõ ràng, mạch lạc, dễ xử lý khi gặp sự cố, thuận lợi cho việc phát triển hay mở rộng nội hàm của nó. Quá trình tìm kiếm thông tin và kết xuất dữ liệu cũng diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, quản lý các dữ liệu mang tính tập trung, thống nhất.

Có thể nhận thấy, Bảo tàng tỉnh Nam Định không chỉ là một trong những Bảo tàng cấp tỉnh luôn tích cực đẩy mạnh công tác chuyên môn, nghiệp vụ đạt hiệu quả, mà còn tích cực trong việc triển khai ứng dụng CNTT vào các lĩnh vực hoạt động, góp phần phát huy giá trị các tài liệu, hiện vật. Dự án “Ứng dụng CNTT nâng cao năng lực quản lý và phát huy giá trị các hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Nam Định” được triển khai đồng bộ đã đem lại hiệu quả rõ rệt, tác động tích cực đến sự phát triển văn hóa, kinh tế - xã hội của tỉnh. Đặc biệt, phần mềm “Quản lý và phát huy giá trị hiện vật áp dụng công nghệ 3D” là một bước tiến mới trong sự nghiệp phát triển của Bảo tàng Nam Định, nâng cao vị thế của một bảo tàng trung tâm khu vực Nam đồng bằng sông Hồng.

Thành công của dự án đã tạo sự chuyển biến căn bản cả về nhận thức và hành động trong việc tổ chức các hoạt động của Bảo tàng, đáp ứng nhu cầu tham quan, nghiên cứu và hưởng thụ giá trị văn hóa truyền thống của đông đảo công chúng; quảng bá những nét đẹp văn hóa truyền thống về mảnh đất, con người Việt Nam nói chung, tỉnh Nam Định nói riêng đến với bạn bè du khách quốc tế, góp phần thực hiện Đề án của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch năm 2018 về “Đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động bảo tàng gắn với phát triển du lịch”.